L'examen au cas par cas peut être demandé dès lors que le maître d'ouvrage est en mesure de fournir des informations suffisamment précises sur le lieu d'implantation et ses enjeux, sur les dimensions et les principales caractéristiques du projet, sur ses effets et impacts probables et sur les mesures et garanties que le maître d'ouvrage s'engage à apporter pour éviter et réduire les impacts de son projet sur l'environnement et la santé. Attendre les conclusions des études pré-opérationnelles peut s'avérer utile pour la bonne appréciation par l'Autorité environnementale de la susceptibilité des impacts notables du projet.
Dans tous les cas, le demande d'examen doit intervenir avant le dépôt du ou des dossiers de demande d'autorisation du projet. En effet, la décision de l'autorité environnementale de dispense d'étude d'impact (ou, le cas échéant, l'étude d'impact faisant suite à la décision d'obligation) est une pièce obligatoire du dossier de demande d'autorisation.
L'examen au cas par cas constitue donc un exercice d'anticipation mais qui s'appuie sur une connaissance suffisamment précise du projet et de son site d'implantation.